Uw privacy

 

Veiligheid en zorgvuldigheid zijn belangrijk

In de kerk is veiligheid belangrijk. Daarom gaan we zorgvuldig om met uw gegevens. In dit korte reglement vind u in hoofdlijnen wat we met die gegevens doen.

De lange versie van het reglement kunt u hier downloaden.

 

Waarom bewaren we gegevens?

Om mensen met een taak of ambt aan te stellen, te kiezen en te benaderen 

Om mensen aan te stellen voor een bepaalde taak of te verkiezen in een ambt moet je weten wie er gekozen kan worden of wie er verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.

Als je dat niet weet kun je niet goed mee denken over wie er verkozen moet worden en je weet niet hoe je de juiste personen kunt bereiken. Daarom gebruiken we naam- en adresgegevens van iedereen die een taak heeft in de kerk en verspreiden we die gegevens binnen de gemeente. 

Om leden te ondersteunen in hun geloofsleven    

De boekhouder/administrateur houdt een ledenadministratie bij. In die administratie staan contactgegevens (adres, mailadres, telefoonnummer) zodat we je kunnen bereiken.

Ook staan er gegevens in over bijzondere momenten uit je leven in de kerk. Denk aan je geboorte en doop, je openbare geloofsbelijdenis, je huwelijk en kerkelijke huwelijksbevestiging, een eventuele echtscheiding of onttrekking aan de gemeente en de datum van je overlijden en begrafenis.

Eventueel nemen we in de administratie gegevens op van mensen die belangrijk voor je zijn: je partner en je kinderen. Van hen nemen we alleen namen en geboortedata op. Wil je dat niet, dan verwijderen we die gegevens uit de administratie.

Al deze gegevens houden we bij omdat een kerk een gemeenschap is. De leden van de gemeente willen graag met elkaar mee leven op mooie en moeilijke momenten, bijvoorbeeld door voor elkaar te bidden, een kaartje te sturen of langs te komen. Daarom delen we informatie over die momenten met elkaar.

Ook kan een nieuwe ouderling, diaken of predikant op die manier snel je situatie overzien en tijdens een bezoek of gesprek met je hierop ingaan.

Om samen verantwoordelijkheid voor de gemeente te dragen     

In de ledenadministratie worden geen gegevens over gesprekken opgeslagen. Wel kunnen predikanten en ouderlingen dit soort gegevens in eigen aantekeningen vastleggen. Ze gaan met die aantekeningen zorgvuldig om en delen die niet met anderen.

Op de smalle kerkenraadsvergaderingen, die bestaan uit de predikant en de ouderlingen, wordt wel inhoudelijke informatie over gesprekken uitgewisseld om elkaar van advies te kunnen dienen en samen verantwoordelijkheid te houden voor het gemeenteleven als geheel. Wat op die vergaderingen besproken wordt, wordt niet openbaar gemaakt. Ook de notulen van die vergaderingen zijn alleen in te zien voor predikanten en ouderlingen.

 

Waar en wanneer wisselen we gegevens uit?

In het kerkblad en tijdens de kerkdienst        

In het kerkblad en rondom voorbedes in de kerkdienst houden we elkaar op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen uit het leven van gemeenteleden. Denk bijvoorbeeld aan ernstige ziektes, geboortes, verdriet bij het sterven van een goede bekende.

Teksten die we in het kerkblad over je schrijven leggen we altijd eerst ter goedkeuring aan je voor. Dat kan per mail, maar gebeurt in de praktijk ook telefonisch omdat niet iedereen in de gemeente (veel) email gebruikt. Ook bij voorbede wordt eerst met je overlegd of je wilt dat er voorbede wordt gedaan. Als je dat wilt wordt overlegd wat er aan de gemeente wordt mee gedeeld.

Het kerkblad is in principe niet openbaar, maar soms kijken gasten of familieleden van gemeenteleden er in. De diensten zijn wel openbaar en ook een half jaar via internet terug te beluisteren.

In de gemeentegids      

Om met elkaar mee te kunnen leven is het zinvol dat iedereen weet wie er lid is van de gemeente. Daarom geven we geregeld een adreslijst uit. In die adreslijst staan naam en adresgegevens van gemeenteleden en gasten die al langer dan een half jaar bij de gemeente betrokken zijn. Als je niet met je adres in de gemeentegids vermeldt wilt staan kun je dit doorgeven.

Tussen kerken

Als een gemeentelid verhuist krijgt hij of zij een attestatie mee. Dat is een overzicht van belangrijke gebeurtenissen uit je geloofsleven die voor de nieuwe gemeente van belang zijn. Een attestatie vraag je zelf aan en krijg je zelf mee. Daarnaast krijgt de scriba van de gemeente waar je heen gaat bericht dat je contact met hem of haar op zult nemen.

 

Wie bewaart die gegevens en wie houdt er toezicht op?

Het scribaat 

De scriba en de secretaresse van de kerkenraad houden toezicht op wat er met je gegevens gebeurt. Voor vragen kun je bij hem of haar terecht. Wie de scriba is wijzigt soms, maar via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. kun je contact opnemen met het scribaat.

De boekhouder/administrateur

De boekhouder/administrateur houdt de ledenadministratie bij en houdt de boekhouding bij waarin te vinden is welke giften je aan de kerk hebt gegeven. Deze gegevens deelt hij of zij alleen met de smalle kerkenraad. De boekhouder/administrateur wordt ondersteund door het scribaat.

De boekhouding wordt eenmaal per jaar steekproefsgewijs gecontroleerd door gemeenteleden. Bij die steekproef kunnen zij informatie over gemeenteleden zien, maar hier moeten ze over zwijgen.

De predikant

Voor eigen gebruik houdt de predikant gegevens van gemeenteleden bij. Deze gegevens houdt hij geheim voor anderen. Als hij uit de gemeente vertrekt, verwijdert of wist hij deze gegevens.

De archivaris   

Nadat je uit de gemeente vertrokken bent, overleden bent of jezelf onttrokken hebt worden je gegevens overgedragen aan het archief. Omdat het voor een nieuwe gemeente relevant is of je bijv. eerder getrouwd bent geweest en of je belijdenis hebt gedaan worden bij een onttrekking dit soort gegevens bewaard in het archief.

Omdat kerkelijke gegevens ook gebruikt worden voor bijv. stamboomonderzoek worden gegevens van geboorte, doop, belijdenis, huwelijk en overlijden langdurig bewaard. Behalve de administrateur en de predikant (bij recente gegevens) heeft alleen de archivaris hier toegang toe. De archivaris beoordeelt bij een verzoek om gegevens of dat verzoek terecht is.

 

Wil je je gegevens laten verwijderen?

Als je je onttrekt aan de gemeente kun je vragen om verwijdering van je gegevens. Je contactgegevens worden dan na twee jaar verwijderd uit de administratie.

Gegevens die te maken hebben met je leven in de gemeente, zoals je doopdatum, belijdenisdatum, enz. worden na je onttrekking opgenomen in het archief. In principe worden ze daar niet uit verwijderd, omdat ze later opnieuw relevant kunnen zijn (de doop van iemand die zich op z’n 18e onttrekt blijft bestaan. Voegt diegene zich op z’n 50e weer bij een kerk, dan moet die gemeente kunnen navragen wanneer de doop ook weer was)

Uit notulen kan niet een gedeelte verwijderd worden, maar notulen over personen blijven vertrouwelijk. De archivaris beoordeelt bij een verzoek om inzage of dat verzoek terecht is.

Klik hier voor de complete versie.